Sofia May, nossa Executiva de Contas, preparou dicas valiosas sobre o tema.
O atendimento é o ponto de contato do cliente com a agência. As informações de demandas, ideias e projetos chegam para o atendimento e o BRIEFING é a tradução do pedido, que será entregue para a equipe de operação. Ele é o documento que contempla os dados necessários para a criação de um projeto. Por isso, é preciso colocar ‘no papel’ o que foi acordado da maneira mais clara possível.
Seguem algumas dicas que podem ajudar na hora de estruturar um briefing:
- ESCREVA COMO SE ESTIVESSE CONTANDO UMA HISTÓRIA
O briefing nada mais é do que um manual e a tradução de um pedido do cliente. Uma dica é escrevê-lo como um roteiro. Pense no que foi combinado com o cliente, nas reuniões ou no e-mail enviado e busque criar uma narrativa para a demanda e responder a perguntas que ajudem na execução. Ex.: Para quem vamos criar? O que precisamos criar? Qual a mensagem? Para quando?
- SEJA DETALHISTA, MAS NA MEDIDA CERTA
Quanto mais detalhes você conseguir incluir no briefing, melhor. No entanto, seja direto e adicione apenas as informações necessárias para o entendimento do pedido, sem criar muitas curvas que possam gerar confusão em quem está lendo.
- USE E ABUSE DE BULLET POINTS
Esse recurso traz dinamismo e facilita o entendimento do job, pois:
- Quebra a leitura;
- Facilita o entendimento;
- Organiza o pensamento;
- Traz continuidade;
- É mais fácil de verificar se tudo que foi solicitado foi entregue.
- DEPOIS QUE FINALIZAR, RELEIA PARA VER SE VOCÊ ESTÁ ENTENDENDO
A primeira pessoa que precisa entender o briefing é você. Por isso, a dica é reler para verificar se não ficou nenhuma informação pendente e se você está entendendo o que precisa ser feito. Uma dica é simular que você não sabe nada sobre o projeto: você conseguiria executar? Se sim, provavelmente o seu briefing está completo!
- ESTEJA SEMPRE DISPONÍVEL PARA ESCLARECER DÚVIDAS
Fique sempre aberto para solucionar as dúvidas que surgirem e aprenda com o que for pontuado para melhorar sempre.
- SIGA UM PADRÃO
A padronização é essencial para que os briefings criados tenham a mesma lógica e não gerem confusão de entendimento.
Por isso, é muito importante seguir um modelo. Além de ajudar na estrutura e facilitar a escrita do briefing, ele entrega todos os caminhos nas nossas mãos.
- USE RECURSOS PARA DESTACAR O QUE É IMPORTANTE
Se o projeto for muito extenso, use o recurso do negrito para os detalhes mais importantes. Caso tenhamos um número muito grande de informações para comunicar, o ideal é usarmos algum recurso visual para direcionar o olhar de quem irá receber o pedido.
- SE FALTAR ALGUMA INFORMAÇÃO ESSENCIAL, RECORRA AO CLIENTE
Apenas abra o briefing quando você sentir que todas as informações essenciais (nem sempre vamos ter todas as informações, mas algumas são cruciais para o entendimento do trabalho a ser executado) estão disponíveis para a criação do briefing. Caso contrário, recorra ao cliente.
- QUAIS MATERIAIS JÁ CRIADOS AJUDARÃO NA EXECUÇÃO DESTA PEÇA?
Para jobs pontuais e específicos, busque por referências anteriores que foram aprovadas pelo cliente. Isso facilita na hora da criação, pois já temos um histórico de feedback positivo.
- LEMBRE-SE DE QUE NEM SEMPRE A MESMA PESSOA PEGARÁ A SUA DEMANDA
Um cuidado que temos que tomar, na hora de criar o briefing, é não assumir que informações de histórico do cliente já são de domínio de quem irá criar. Lembre-se que nem sempre a mesma pessoa pegará a sua demanda. Por isso, sempre pontue informações essenciais, mesmo que elas já façam parte da sua rotina.